การเปลี่ยนชื่อ user หรือที่เราเข้าใจกันนั้นคือการ rename นั้นเองการ rename นิยมใช้กันในกรณีที่เปลี่ยนผู้ใช้งานแต่ยังต้องการเก็บข้อมูลของผู้ใช้งานเดิมไว้อยู่ หรือองค์กรแต่ละหล่งอาจจะทำงาน rename แลก reset password ไปพร้อมกันในกรณีที่ผู้ใช้งานลาออกจากองค์กร
การ rename ในระบบ Google Workspace นั้นผู้ที่สามารถดำเนินการได้คือ admin ผู้ดูแลโดเมนเท่านั้นในระบบของ Google Workspace สามารถดำเนินการ rename หรือ เปลี่ยนชื่อผู้ใช้งาน ได้
การสร้าง Admin แบบเฉพาะนั้นสามารถสร้างได้เพื่อกำหนดให้ Adminที่สร้างทำตามหน้าที่ตามข้อกำหนดอย่างชัดเจนซึ่งผู้ที่สามารถดำเนินการสร้างได้นั้นต้องเป็น Supper Admin เท่านั้น
โดยผู้สร่างจะสามารถกำหนดหน้าที่ให้กับ Admin แบบเฉพาะได้ ทางระบบของGoogle Workspace เล็งเห็นความสำคัญที่Admin แบบเฉพาะควรจะไม่สามารถควบคุมโดเมนได้ทั้งแบบเดียวกับ Supper Admin หน้าที่ของAdmin แบบเฉพาะที่จำเป็นคือ organizations unit,user เท่านั้นเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลแต่หากมีการกำหนดนอกเหนือจากนี้ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งาน
ในหน้าจัดการโดเมนของระบบ Google Workspace นั้นถือว่า Admin เป็นผู้มีอำนวจสูงสุดในการ Manage User ภายใต้ Domain รวมถึงสิทธิต่างๆในการจัดการที่ Admin สามารถดำเนินการได้ดังนี้
การลบ User คือ การลบ Account หรือผู้ที่ไม่ได้ใช้งานออกจากระบบ Domain ซึ่งการลบ Account หรือ User ออกนั้นอาจจะเป็นเพราะต้องการเพิ่ม User ใหม่เข้ามาแทนในกรณีที่ผู้ใช่งานลาออกจากองค์กรหรือการนำพื้นที่ของ Account เก่ามาเพิ่มให้กับ Account ที่ยังใช้งานอยู่ในระบบปัจจุบัน
การลบ User นั้นผู้ที่สามารถดำเนินการลบได้คือ Admin หรือผู้ดูแลเท่านั้น โดยการลบ Account ของ Google Workspace ผู้ที่สามารถลบได้จะต้องมี Account ที่เป็น Admin สามารถเข้ามา Manage user Domain ของแต่ละ Domain ได้โดยการลบของระบบ Google Workspace จะไม่ลบ Account นั้นออกจากระบบทันที Account ที่ถูกลบจะถูกนำไปเก็บไว้ที่ Recently deleted ก่อน 20 วันเพื่อให้ผู้ใช่งานสามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้ในกรณีที่อาจจะเป็นข้อมูลสำคัญหรือดำเนินการลบผิดเป็นต้น
การเพิ่ม User คือ การเพิ่มผู้ใช้งานเข้ามาในระบบหรืออย่างที่เข้าใจกันทั่วไปคือการเพิ่ม Email ในองค์กรเพื่อใช้งานในการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรอาจจะเพิ่มในกรณี เช่น มีพนักงานเข้ามาใหม่ หรือต้องการสร้าง Account ไว้เป็น Email กลางในการติดต่อ เป็นต้น
โดยการทำงานทั่วไปนั้นผู้ที่สามารถเพิ่ม User คือ Admin เท่านั้นโดยการเพิ่ม User ของ Google Workspace จะต้องมี Account ที่เป็น admin สามารถเข้ามา Manage user Domain ของแต่ละ Domain ได้ซึ่งแต่ละ Domain จะมีจำนวน Account ไม่เท่ากันขึ้นอยู่กับ Packed ของแต่ละ Domain ที่ซื้อไว้กับผู้ดูแล
Google Workspace Business เป็นชุดบริการ Google ที่ปรับปรุงดีขึ้นสำหรับทำงาน โดยมีฟีเจอร์ตามที่ระบุต่อไปนี้นอกเหนือจากฟีเจอร์ทั้งหมดที่พบใน Google Workspace Basic ราคา: USD 10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยมีรายละเอียดดังนี้
ผู้ใช้แต่ละคนในองค์กรสามารถใช้ Google Workspace Business เก็บข้อความ Gmail, Google Photos และไฟล์ในไดรฟ์ได้ไม่จำกัด ถ้าคุณมีผู้ใช้ไม่เกิน 4 คนในองค์กร ผู้ใช้แต่ละรายจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูล 1 TB
นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถใช้ Google Cloud Search ดำเนินการดังนี้
ค้นหาเนื้อหาของบริษัททั่วทั้ง Gmail, เอกสาร, ปฏิทิน และบริการอื่นๆ ใน Google Workspace
ได้รับข้อมูลและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์จากการ์ดช่วยเหลือ
ดูข้อมูล Google Cloud Search เพิ่มเติม
เมื่อใช้ไดรฟ์ของทีม ไฟล์จะเป็นของทีมแทนที่จะเป็นของสมาชิก ดังนั้น หากมีสมาชิกใดออกจากทีม ไฟล์จะยังคงอยู่ที่เดิมเพื่อให้ทีมสามารถแชร์ข้อมูลและทำงานให้สำเร็จต่อไปได้ เพิ่มเติม
เก็บข้อมูลแบบถาวรด้วยห้องนิรภัย
ใช้ห้องนิรภัยเก็บรักษา จัดเก็บ ค้นหา และส่งออกข้อมูลขององค์กรเพื่อใช้กับ eDiscovery และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ดูข้อมูลเพิ่มเติม
TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย